バックオフィス業務の仕組化で
属人的な作業を減らし
１時間の作業を１分に短縮しませんか？

「シンクインク バックオフィス顧問サービス」のホームページにお越しくださり、ありがとうございます。

当サービスは、企業のバックオフィス業務の効率化を徹底サポートする特別な顧問サービスです。

バックオフィス業務について、このようなお悩みやご要望はありませんか？

当サービスは、ただ改善案を提示するだけではありません。

顧問として組織に深く関わり、施策が組織に浸透し「当たり前になる」ところまで伴走するのが当サービスの特徴。

改善箇所の洗い出しから、改善策の立案、仕組み構築、社員教育、その後の改善まで全てお任せください。

課題を見つけ出し、その解消方法をド真剣に考えて、仕組みを作ります。

今まで10日かかっていた作業が10分に短縮できたり、1ヶ月の残業時間を1人あたり20時間以上も減らせたり…。

日々にゆとりが生まれ、人が行わなければならないクリエイティブな作業に時間を使えるようになれば、組織全体が今よりもさらに活性化し、強くなります。

• 事務チーム全体の作業時間短縮とスキルアップを目指したい
• 煩雑な作業で疲弊し離職に繋がることを防ぎたい
• 属人的な作業を減らしたい

という方は、ぜひご一読ください。

 

シンクインク バックオフィス顧問サービスができるまで

4時間残業が当たり前の毎日。疲弊するチームを救った自動化の仕組み

こんにちは。シンクインク株式会社代表の平井裕です。

実はわたし自身も、かつてバックオフィス業務の煩雑さに頭を抱えていた一人です。

前職ではバックオフィス部門の責任者をしていたものの、壁にぶつかっていました。

バックオフィス業務で使用するツールの代表「Excel」。
少しだけ、わたしの「Excel」に関する事例を話させてください。

当時の業務は、毎月の請求書発行や給与計算、経理処理のために、大量のデータを正確かつ迅速に処理しなければいけないというもの。

しかし、

• お客さま毎に請求するルールが異なる
• 給与計算の人数が膨大
• 経理の仕訳件数が膨大

など、配慮が必要な作業ばかり。

もちろん業務に応じたソフトを使ってはいましたが、その前段階としてExcelでの作業が多くありました。

部署のみんなで4時間ほど残業して、深夜に帰宅するのが当たり前。

• もっと楽になりたい…
• こんなに余裕のない毎日はメンバーに申し訳ない…

わたしもチームのメンバーも、心身ともに疲弊していました。

業務改善しようにも、当時のわたしはExcelが苦手で、SUM関数で合計値を計算するくらいしかできないレベル。

忙しすぎてスキルアップのために勉強する時間もなく、目の前の業務に追われ、同じような作業をただただ繰り返す毎日でした。

そのようなとき、たまたま新しくチームメンバーになった方が、Excel作業を自動化する「マクロ」機能を使えたのです。

「もっとこうしたら？」と、積極的にアイデアを出してくれて、業務の一部を自動化。

2時間かかっていた業務が10分に短縮するなど、劇的な変化を叶えてくれました。

「仕組みがあれば、こんなに変わるんだ！」

変化を目の当たりにし、感動した瞬間です。

 

業務改善で3時間も早く帰れるように

しかし、ここで新たな問題が発生します。

マクロ構築には「プログラミングの知識」が必要なため、詳しい本人以外は修正や新規構築ができず、再現性がないのです。

全て一人で対応しなければいけないので、負担が増えてしまっていました。

そこで、外部のコンサルタントにマクロ以外の仕組み化を外注したこともありますが、仕組みの構築から使い方の説明までで、プロジェクトが終了。

作業内容がちょっと変わるたびに、時間とコストをかけて修正を依頼しなければならず、とても不便な状態でした。

結果的に、構築してもらった仕組みは使用されなくなり、また元のやり方に戻ってしまうことに。

これらの経験から

• 特定の社員に依存した仕組み
• 外注に全てを頼ってしまう仕組み

だと、結局いつまでたっても、業務は改善しないことに気づきました。

「社内の誰もが使いこなせる、再現性のある仕組みはないのか…」

このようなことを、わたしは考え始めました。

 

再現性のある仕組みで月500時間以上も削減

Excelが苦手な自分でもできることを探し、目をつけたのが「Power Query（パワークエリ）」というExcel機能。

当時は関連する書籍もあまりないなか、手探りでスキルを身につけ、実務に落とし込んでいきました。

すると、みるみる業務効率が大幅にアップ。

「Power Query」で、マクロと変わらない大きな成果を出すことができたのです。

「難しい方法じゃなくても、こんなに役に立つんだ！」

Power Queryは、Excelマスターにならなくても誰でも使いこなせる、とても便利なツールだと分かりました。

そして、DX推進のために必ずしも脱Excelが必要なわけではないと、痛感したのです。

改善を重ねると、毎日21時に帰っていたのが、18時に帰れるようになり、残業時間は激減。

8割ほどのメンバーが出社せず、リモートワークで対応できる環境も整いました。

わたしが特に嬉しかったのは、家族とゆっくり過ごせるメンバーが増えたこと。

• 子どもと過ごせる時間が増えました！
• 繁忙期の月初に、有給休暇が取れるようになりました！

このような声を聞けたとき、自分のこと以上に喜んだのを今でも覚えています。

感動したわたしは、

「この変化を、膨大な事務作業に困っている企業に伝えたい！」と思うように。

• バックオフィスで働く方に、もっと余裕のある時間をつくりたい
• わたしがやらなければ！

という義務感がふつふつと湧き、独立にたどり着きました。

本当は、何をどう学び改善に活用していくべきかの段階から、誰かに伴走してもらい教わりたかったのですが、当時は知識もなく、また教材や講座も少ない状況。

限られた情報の中で独学するしかありませんでした。

そのため、実務で使える仕組み化には、大きなエネルギーが必要。

仕組みにエラーが出てしまうと解決までが難しく、さらに実務で使えるような形にするまでの構築も難しかったので、とても苦労しました。

Excelの1つの機能だけでも「これだけエネルギーが必要だ」ということを強く痛感。

バックオフィス業務全般で改善するための仕組みを作ろうと思えば、

「一人ひとりがどれだけ学び、どれだけ実務に活用する行動が必要で、どれだけの人がこの高い壁に跳ね返されてしまうだろう」

と考えるように。

だからこそExcelもExcel以外も、最短で実務に活かし、業務改善をしながら学べるような今のサービスを作ったのです。

独立後の1年間で、企業・個人の方を合わせて約100名をサポート。

• 最大の改善は10日かかっていた作業が1日10分に
• 全体では月500時間以上削減（年間6,000時間）

と、大きな成果を出すことができました。

働き方を根本から変えて効率がよくなると、「人がやるべき仕事」に時間を割けます。

クリエイティブな業務ができて、やりがいを感じられるようになったり。

残業しなくてよくなったり、有給休暇が取りやすくなったり…。

生活の質が大きく向上し、働く方の満足度が上がるのを目の当たりにしてきました。

個々のスキルが上がれば、1人当たりの生産性も向上し、結果として人件費の削減にもつながります。

仕組み化ができていれば、退職者が出ても大きく負荷が増えることなく、残りのメンバーで通常通り業務が行えるかもしれません。

業務改善できて、コスト削減になって、社員のやる気も高まるのです。

これからの時代に合ったスキルで、強い企業を作っていきませんか？

 

なぜバックオフィス業務の効率化は進まないのか

「DX」というキーワードで調べたり、業務効率化のツールを導入したり…。

バックオフィス業務に、課題感を抱き、何かしらの行動を起こしたという方はたくさんいらっしゃいます。

それなのに、業務効率化がなかなか叶わないのはなぜなのでしょうか？

それは、バックオフィスのメンバーが、変化を敬遠しているから。

しんどいながらも「安定」のほうが楽だと思っている方が多いです。

人は、基本的に変化を恐れ、面倒に思うもの。

• 現状でも処理はできているから、新しい仕組みはいらない
• 新しいやり方を覚える時間も労力も余ってない

このような後ろ向きな姿勢がベースになっていると、業務改善は難しいもの。

表面的にツールを導入しても、誰も使いこなせず終わってしまいます。

大事なのは、まずは変化を起こすモチベーションを作ること。

最初は「不安」「面倒」でも、劇的な業務改善を1回でも体感すると、一気に前向きになります。

「楽になれる」という結果を成功体験として体感できると、課題だらけだった状況が、少しづつ変わっていくのです。

 

業務改善を楽しめるように徹底的に伴走

これらを踏まえ当サービスでは、楽しんで業務改善できるよう徹底的に伴走いたします。

実際の業務をもとに改善策を指導・実行するから、すぐに変化を体感できるのが特徴。

多くの方が持っている「心理的ハードル」を下げ、変化に対するネガティブな感情を払拭。

成功体験を一緒に積み重ねながら、大幅な業務時間短縮を叶えます。

2週間あれば、さっそく手応えを感じられますよ。

そして半年〜1年ほどかけて、バックオフィス業務が見違えるように効率化されていきます。

人員を増やさずに多くの処理ができるようになり、求人面の心配も不要に。

また、わたしは元銀行員でもあるので、資金繰りや事業計画などお金まわりの業務サポートも可能ですし、上場準備も責任者として経験したので内部統制に関するルール作りもサポート可能です。

業務改善コンサルティングだけではなく、事務代行なども対応可能ですので、バックオフィスに関するお悩みは、何でもお気軽にご相談ください。

 

お客さまの声

「涙が出るほど感動！10日間→たった10分に作業が短縮しました！」
I社管理部　A.Yさま

 

「毎週3時間かかっていた作業が5分に！残業時間が大幅に減りました！」M社管理部　Y.Mさま

 

「こんなに簡単にデータをまとめられて時間削減できるなんて！本当にありがとうございます！」S社経理部　H.Hさま

 

「休憩している間に自動で保存してくれるので見落としもなくなって作業が楽に！」T社総務部　M.Nさま

 

「融資の資料提出で困っていたところを助けてもらいました！本当にありがとうございます！」S社代表取締役　M.Tさま

 

「シンクインク バックオフィス顧問サービス」が
選ばれる理由

①実務ベースのレクチャーでスキルが「自分のもの」に

• コンサルタントが仕組みを納品してくれたが、使いこなせていない
• 本や動画でやり方を学んだはずなのに、自分たちでいざ実務に活かそうと思ってもできない

という声をよく聞きます。

当サービスでは、学びと実践を同時に行います。

実際の業務をプロが一緒に改善しながら、考え方や構築方法、その後の対応方法をお伝えします。

具体的には、弊社で仕組みを構築した後で、

• その仕組みの構築方法
• 画面の操作方法
• 着眼点や考え方
• エラーが起きた時のチェック項目
• フローが変わった時の変更方法

など、その仕組みの全てと周辺知識までお伝えし、しっかりと身につけていただきます。

得た知識をその場で実践。

指導の様子は動画に残せるので

「見直して復習することで着実にスキルが身につく！」

「身につくまで教えていただけるので、改善すれば改善するだけスキルアップできる！」

と好評です。

スキルが自分のものになるからこそ、わたしたちのサポートが終わっても社内で応用でき、最終的には内製化が可能。

状況が細かく変わった場合にも、自分たちで臨機応変に対応していけます。

 

②変化に前向きになれるよう感情面からセットアップ

変化に対してネガティブな感情があると、なかなか業務改善が進まないもの。

だからこそ、前向きになれる仕組みを心がけています。

大事にしているのは、成果を目の当たりにしていただくこと。

実際に数時間かけていた業務が、数分で終わっていくのを見ると、皆さん前のめりになります。

「こういうふうにやれば、仕事が楽になるんだ！」

と、部署全体が前向きになるからこそ、変化が起こせるのです。

 

③「攻めのバックオフィス」で強い組織へ

昨今、受け身のバックオフィスではなく「攻めのバックオフィス」が重要だと叫ばれています。

単にルーティンをこなすだけではなく

• こうした方がもっと良くなる
• こんな仕事もしてみたい

という前向きに考動できるバックオフィスを作ることが、企業の未来を支えるのです。

当サービスで事務作業を自動化すれば、時間のゆとりが生まれます。

空いた時間で、たとえば広報をやってみたり、他部署の業務改善に着手したり…。

敷かれたレールを走るのではなく、自分でレールを敷いて走れるようになれば、できることの幅は広がります。

バックオフィスで働く一人ひとりが楽しくイキイキ働けるようになりますよ。

強い組織を目指したいという方は、早いうちに対策をとるのがおすすめです。

 

メニュー・料金

プレミアムプラン

業務改善（Excel業務の自動化、RPA構築による自動化など）、銀行取引、内部統制等、バックオフィス業務全般の仕組み構築やご相談事項への回答など全てサポートいたします。

月額500,000円～（税別）
40時間稼働/月（目安）
仕組み構築の場合3～5件/月（目安、Excel使用の場合）

 

スタンダードプラン

業務改善について、仕組み構築やご相談事項への回答などについて全てサポートいたします。
銀行取引、内部統制等、バックオフィス業務全般についてもご相談いただけます。

月額300,000円～（税別）
20時間稼働/月（目安）
仕組み構築の場合2～3件/月（目安、Excel使用の場合）

 

ベーシックプラン

業務改善について、仕組み構築やご相談事項への回答などについて全てサポートいたします。
追加で作業を希望される場合は、プラン変更を行っていただくか、別途お見積りさせていただきます。

月額150,000円～（税別）
10時間稼働/月（目安）
仕組み構築の場合1件/月（目安、Excel使用の場合）

 

ファイナンスプラン

元大手銀行員、元事業会社CFOの知見をフル活用し、貴社の財務担当者としてご決算状況に応じた資金調達や、お金に関する課題解決をサポートいたします。（融資実行をお約束するものではございません。）

金融機関への提出資料の作成支援や資金繰りの改善支援、経理・財務まわりのご支援等、お金に関わるもの全般お手伝いいたします。

追加で作業を希望される場合は、プラン変更を行っていただくか、別途お見積りさせていただきます。

月額50,000円～（税別）
（初月のみ100,000円（税別））
5時間稼働/月（目安）

 

ライトプラン

業務改善項目について、ご質問対応でサポートいたします。

作業は別途お見積りさせていただきます。

月額50,000円～（税別）
5時間稼働/月（目安）

 

※金額はサポート内容に応じて個別設計可能ですので、お気軽にご相談ください。
※プランの詳細は、お問い合わせ時にご説明いたします。
※Excelのバージョンが古い場合、パワークエリの機能が使えない可能性がございます。
※コンサル費用の中には有料ツールの利用料は含まれておりませんのであらかじめご了承ください。

 

お支払い方法

ご請求書を発行いたしますので、銀行振込にてお願いいたします。
恐れ入りますが、サービスのご提供開始前にお振込をお願いいたします。
万が一、成果が生まれなかった際は、ご返金させていただきますのでご安心ください。

 

「シンクインク バックオフィス顧問サービス」への
参加方法

お申込み・お問い合わせは専用フォームにて受け付けております。

メッセージを確認後、ご連絡をさせていただきます。

どれくらいの成果が見込まれるか、無料の個別相談も実施しております。

こちらのメニューには記載していない事務代行のプランもございます。

お問い合わせだけでもかまいません、お気軽にご連絡ください。

 

よくある質問

Q.Excel業務以外のことも相談可能でしょうか？

A.もちろんです。バックオフィス業務全般についてお力添えいたします。

 

Q.費用は毎月のお支払いでしょうか、プロジェクト単位でのお支払いでしょうか？

A.弊社では顧問料として、毎月のお支払いをお願いしております。

 

Q.契約期間はどれくらいになりますか？

A.どれだけの仕組み構築をご希望かにもよりますが、6か月〜1年程度でご契約いただくことが多いです。

中には2年以上ご依頼いただいている会社様もございます。

 

Q.サポートいただくメニューはご相談可能でしょうか？

A.はい、可能です。

パッケージはございますが、個別オーダーメイドでのご相談も承っております。

 

Q.まずは話を聞いてみたいのですが、相談料はかかりますか？

A.原則、無料でお問い合わせ・ご相談を承っております。

お見積もりにご納得いただき、正式にご契約を交わすまでは費用は発生いたしません。

 

Q.サービス可能エリアに制限はありますか。

A.全国でご利用可能です。

神戸市に事務所を構えておりますが、オンラインにて全国でサービスを展開しております。

プロジェクト開始時にお伺いし、その後も必要に応じ訪問させていただきます。

 

最後に

改めまして、平井裕です。

10日かかっていた仕事が10分になり、泣いて喜んでくれた方や、

「すごすぎて、言葉にならないです！」

と、驚きを伝えてくれた方。

「自分で仕組みを作ってみました！チェックをお願いします！」

と、自発的に動けるようになってくれた方。

お客さまの変化や、感動のお言葉に出会うたびに、心の底から嬉しく、大きなやりがいを感じます。

新しいことへの挑戦は、怖くて不安なもの。

でも、当サービスでは、日常業務で成功体験を積み重ねながら、楽しく業務改善を続けられます。

バックオフィス業務は、今よりも必ず楽になります。

絶対にあなたを一人にせず、スキルが身につくまで一緒に進めていくことをお約束します。

• しんどいバックオフィス業務を楽にしたい方
• 業務時間短縮のためのスキルを今すぐ身につけたい方
• クリエイティブな仕事に時間を割いて組織を強化したい方

は、ぜひご相談ください。

社名の「シンクインク」には、「一人ひとりが考える組織」という意味を込めています。

変化の激しい世の中ですが、

「一人ひとりが考えて自律的に動ける」状態を作れば、組織は強くなり、生き残れます。

どんなに状況が変わっても、一人ひとりが柔軟に対応できる企業へ。

業務効率化で、これからの時代を生き延びる強い組織を目指しませんか？

まずは、お気軽にお問い合わせください。

あなたからのご連絡をお待ちしています。

 

シンクインク株式会社
代表取締役　平井 裕